Quy trình Xử trí và Khắc phục Sự cố Hệ thống CNTT trong Khám, Chữa bệnh

Để đảm bảo hoạt động khám và điều trị được diễn ra liên tục, an toàn và giảm thiểu phiền hà cho người bệnh khi hệ thống công nghệ thông tin (HIS, EMR, LIS, PACS) gặp sự cố, bệnh viện đã ban hành quy trình xử lý thống nhất áp dụng cho toàn bộ các khoa, phòng.

1. Mục tiêu cốt lõi

• Duy trì vận hành: Đảm bảo việc khám và điều trị không bị gián đoạn khi mất điện, mất mạng hoặc lỗi phần mềm.
• Tối ưu trải nghiệm bệnh nhân: Rút ngắn thời gian chờ đợi, đặc biệt là bệnh nhân Bảo hiểm y tế (BHYT).
• Hạn chế sai sót: Thống nhất cách ghi chép và phối hợp giữa các khoa lâm sàng, cận lâm sàng khi chuyển sang quy trình thủ công.

2. Nguyên tắc xử trí khi có sự cố (Kéo dài trên 30 phút)

• Báo cáo khẩn cấp: NVYT báo cáo ngay cho Lãnh đạo bệnh viện qua điện thoại hoặc trực tiếp.
• Sẵn sàng hồ sơ giấy: Các khoa, phòng luôn dự trù sẵn biểu mẫu, sổ khám bệnh A1, toa thuốc và giấy than để thực hiện quy trình thủ công.
• Ưu tiên cấp cứu: Luôn đảm bảo tiếp nhận và xử trí bệnh nhân cấp cứu trong mọi tình huống.

3. Tóm tắt quy trình thực hiện thủ công

Trong thời gian hệ thống chưa khắc phục, các bước sẽ được thực hiện trực tiếp trên giấy:

• Tiếp nhận: Cấp số chờ thủ công, ghi nhận thông tin hành chính vào sổ A1.
• Phòng khám: Bác sĩ thăm khám, ghi chỉ định và toa thuốc trực tiếp vào sổ/phiếu giấy. Điều dưỡng giữ thẻ BHYT và sổ khám bệnh đối với bệnh nhân bảo hiểm.
• Cận lâm sàng: Sử dụng phiếu xét nghiệm/chẩn đoán hình ảnh chung theo mẫu dự phòng.
• Thanh toán: Thực hiện thu phí và ký bảng kê chi phí ngoại trú tại bộ phận viện phí theo quy trình giấy.

4. Quy trình khắc phục và đồng bộ dữ liệu

Ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại, tất cả dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ:

• Cập nhật hành chính: Phòng tiếp nhận nhập lại dữ liệu từ sổ A1 vào phần mềm HIS.
• Đồng bộ chuyên môn: Bác sĩ bổ sung các y lệnh cận lâm sàng, chỉ định nhập viện và toa thuốc đã cấp.
• Hồ sơ điện tử: Các khoa lâm sàng khởi tạo bệnh án điện tử (EMR) và nhập dữ liệu từ bệnh án giấy đã thực hiện trong thời gian sự cố.