Tài liệu gồm phần quyết định ban hành quy trình lựa chọn nhà thầu và phần quy trình chi tiết kèm theo. Phần quyết định nêu căn cứ pháp lý như Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, các luật sửa đổi liên quan, Nghị định số 214/2025/NĐ-CP, Thông tư số 79/2025/TT-BTC, Thông tư số 80/2025/TT-BTC, Nghị định số 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế và các văn bản phân cấp, tổ chức của địa phương. Nội dung quyết định xác định việc ban hành quy trình nhằm áp dụng thống nhất trong bệnh viện và giao trách nhiệm thực hiện cho các phòng, khoa liên quan.
Phần mục đích của quy trình nêu rõ yêu cầu thống nhất quy trình, thủ tục mua sắm, sửa chữa sản phẩm – dịch vụ thường xuyên và không thường xuyên tại bệnh viện. Quy trình hướng đến việc lựa chọn nhà thầu nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng nhu cầu của đơn vị, bảo đảm nguyên tắc công bằng, minh bạch, tiết kiệm, hiệu quả; đồng thời phân công rõ trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa đơn vị sử dụng, bộ phận mua sắm, bộ phận sửa chữa và phòng Tài chính kế toán để không ảnh hưởng đến hoạt động khám bệnh, chữa bệnh.
Về phạm vi áp dụng, tài liệu áp dụng cho các trường hợp mua sắm, sửa chữa tài sản, hàng hóa, dịch vụ tại bệnh viện. Nội dung bao gồm nhiều nhóm như thiết bị, phương tiện làm việc, máy móc chuyên môn, phương tiện vận chuyển, thuốc, hóa chất, sinh phẩm chẩn đoán, thiết bị y tế, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ, trang phục ngành y tế, sản phẩm công nghệ thông tin, ấn phẩm, tài liệu, dịch vụ bảo trì – sửa chữa – kiểm định – hiệu chuẩn, dịch vụ vệ sinh, xử lý chất thải, đào tạo, hội nghị, tư vấn và các dịch vụ khác phục vụ hoạt động thường xuyên. Quy trình không áp dụng đối với các trường hợp mua sắm thuộc dự án đầu tư hoặc hình thức mua sắm tập trung.
Phần trách nhiệm phân công khá chi tiết. Ban Giám đốc phê duyệt, ban hành quy trình và chỉ đạo thực hiện. Hội đồng Khoa học kỹ thuật tư vấn về kế hoạch mua sắm, cấu hình, kỹ thuật và ứng dụng chuyên môn. Hội đồng thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu xem xét dự toán, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và các vấn đề tài chính liên quan. Phòng Quản lý chất lượng hỗ trợ rà soát quy trình. Phòng Vật tư – Thiết bị y tế, Phòng Công nghệ thông tin, Phòng Hành chính quản trị – Tổ chức cán bộ, Phòng Tài chính kế toán, Bộ phận mua sắm, Khoa Dược và các khoa/phòng sử dụng đều có trách nhiệm cụ thể trong từng phần việc.
Tài liệu cũng giải thích các thuật ngữ và chữ viết tắt quan trọng như chủ đầu tư, tổ đấu thầu, dự toán mua sắm, đấu thầu, đấu thầu qua mạng, đơn vị sử dụng, giá dự thầu, giá đề nghị trúng thầu, giá hợp đồng, nhà thầu, người có thẩm quyền, cùng nhiều ký hiệu như KHLCNT, KQLCNT, ĐTRR, CHCT, MSTT, CĐTRG, CĐTTT, E-HSMT, HSYC, TĐT, TTĐ, P.TCKT, P.VT-TBYT, P.CNTT, Khoa Dược, ĐVSD. Đây là phần giúp thống nhất cách hiểu và cách vận hành giữa các bộ phận tham gia quy trình.
Nội dung trọng tâm của tài liệu là hệ thống các quy trình lựa chọn nhà thầu. Tài liệu chia thành các nhóm quy trình như lựa chọn nhà thầu qua mạng, lựa chọn nhà thầu không qua mạng, đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, chào giá trực tuyến thông thường, chào giá trực tuyến rút gọn, mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu thông thường, chỉ định thầu rút gọn và chỉ định thầu rút gọn trong trường hợp cấp bách. Mỗi quy trình đều xác định các bước thực hiện, thời gian hoàn thành và trách nhiệm của từng bộ phận.
Ở nhóm quy trình đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và các hình thức qua mạng, các bước cơ bản thường bắt đầu từ đề xuất nhu cầu của đơn vị sử dụng. Đơn vị sử dụng gửi phiếu đề xuất, nêu hiện trạng tài sản, hàng hóa, nhu cầu phát sinh mới hoặc nhu cầu cấp bách. Khoa/phòng chức năng tổng hợp, rà soát đề xuất, tiếp nhận hoặc tìm kiếm tài liệu cấu hình kỹ thuật, khảo sát tình trạng thiết bị, gửi đơn vị sử dụng xác nhận cấu hình, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt danh mục và nội dung đề xuất thực hiện.
Bước xây dựng giá gói thầu được mô tả theo nhiều căn cứ. Giá gói thầu có thể được xây dựng từ bảng chào giá, kết quả thẩm định giá hoặc các căn cứ như kết quả lựa chọn nhà thầu của hàng hóa, dịch vụ tương tự trong thời gian tối đa 12 tháng, giá niêm yết của nhà sản xuất, nhà nhập khẩu, đại lý, nhà phân phối, nhà cung ứng, doanh nghiệp hoặc giá kê khai do cơ quan có thẩm quyền công bố. Sau khi tổng hợp, khoa/phòng chức năng trình Hội đồng Khoa học kỹ thuật, Hội đồng thuốc và điều trị nếu liên quan đến thuốc, hoặc Ban Giám đốc để phê duyệt dự toán gói thầu.
Sau khi có dự toán, quy trình chuyển sang giai đoạn thành lập tổ đấu thầu, tổ thẩm định hoặc thuê đơn vị tư vấn. Phòng Hành chính quản trị – Tổ chức cán bộ tham mưu về nhân sự, chủ đầu tư phê duyệt quyết định thành lập, các thành viên thực hiện bản cam kết, xây dựng quy chế hoạt động và phân công nhiệm vụ. Tiếp theo là lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thẩm định và phê duyệt kế hoạch, đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn quy định.
Đối với đấu thầu qua mạng, quy trình tiếp tục với các bước lập và phê duyệt E-HSMT, thông báo mời thầu, phát hành E-HSMT, họp tiền đấu thầu nếu có, sửa đổi hồ sơ mời thầu nếu có, đóng thầu, mở thầu, đánh giá E-HSDT, đối chiếu tài liệu, thương thảo hợp đồng, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Kết quả lựa chọn nhà thầu được đăng tải trên hệ thống trong thời hạn chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định phê duyệt. Sau đó là thư chấp thuận hồ sơ dự thầu, hoàn thiện hợp đồng, ký hợp đồng, mua sắm hoặc cung cấp dịch vụ, nghiệm thu, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.
Đối với chào giá trực tuyến thông thường và chào giá trực tuyến rút gọn, tài liệu mô tả thêm các bước như phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, thông báo mời tham gia chào giá trực tuyến, ghi nhận kết quả chào giá trực tuyến, xếp hạng nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và xét duyệt trúng thầu căn cứ vào giá dự thầu cùng các yếu tố ngoài giá nếu có. Hình thức rút gọn có điểm nhấn ở việc chuẩn bị thông báo mời thầu, nêu rõ yêu cầu kỹ thuật, thời gian thực hiện, nguyên tắc xếp hạng, bước giá và thời điểm bắt đầu – kết thúc chào giá trực tuyến.
Đối với mua sắm trực tiếp, tài liệu nhấn mạnh căn cứ xây dựng giá dựa trên kết quả lựa chọn nhà thầu đối với hàng hóa, dịch vụ tương tự trong thời gian tối đa 12 tháng trước ngày trình kế hoạch lựa chọn nhà thầu; nhà thầu đã trúng thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế và đã ký hợp đồng trước đó; đơn giá không được vượt đơn giá của phần việc tương ứng thuộc gói thầu tương tự đã ký trước đó, đồng thời phải phù hợp giá thị trường tại thời điểm hoàn thiện hợp đồng.
Đối với chỉ định thầu thông thường và chỉ định thầu rút gọn, quy trình yêu cầu làm rõ sự cần thiết, danh mục, số lượng, nhu cầu sử dụng, hàng tồn kho và căn cứ áp dụng hình thức chỉ định thầu. Trường hợp chỉ định thầu rút gọn cấp bách, tài liệu nêu rõ yếu tố cấp bách có thể liên quan đến nhu cầu hoạt động chuyên môn cần triển khai ngay để tránh nguy hại trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe, tài sản của cộng đồng hoặc mua hóa chất, vật tư, thiết bị y tế phục vụ công tác phòng, chống dịch bệnh.
Phần hồ sơ quy định danh mục tài liệu cần lưu trong quá trình thực hiện, như phiếu đề xuất mua sắm/sửa chữa, biên bản khảo sát, biên bản họp Hội đồng Khoa học kỹ thuật, yêu cầu báo giá, tổng hợp báo giá, báo cáo đánh giá năng lực kinh nghiệm và giá chào, tờ trình và quyết định phê duyệt dự toán, tờ trình và quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết định thành lập tổ đấu thầu, tổ thẩm định, bản cam kết, E-HSMT, HSYC, báo cáo đánh giá, biên bản mở thầu, thương thảo hợp đồng, quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý và hồ sơ thanh toán.
Phụ lục của tài liệu kèm các biểu mẫu như Yêu cầu báo giá, Phiếu đề nghị mua sản phẩm – dịch vụ và Phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị – cơ sở hạ tầng. Đây là các biểu mẫu có giá trị thực hành, giúp chuẩn hóa cách lập hồ sơ mua sắm, sửa chữa, khảo sát tình trạng thiết bị, đề xuất phương án sửa chữa, nghiệm thu kết quả và trình ký các bộ phận liên quan.
- Đăng nhập để gửi ý kiến
