Giảm áp lực nhân sự, hạn chế sai sót và chủ động kiểm soát dữ liệu trước khi gửi Sở Y tế

Và quy trình tổ chức khám sức khỏe tối ưu hơn

Lưu ý: Chia sẻ này từ các đơn vị triển khai thực tế, dựa vào/tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý. Không phải là kênh chính thức của Bộ Y tế, Sở Y tế.

Chương trình khám sức khỏe toàn dân mang lại giá trị rất lớn trong việc phát hiện sớm bệnh tật, quản lý sức khỏe cộng đồng và xây dựng dữ liệu phục vụ công tác chăm sóc sức khỏe lâu dài.

Tuy nhiên, phía sau mỗi đợt khám là một khối lượng công việc rất lớn đối với các bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh.

Trong khi người dân chỉ trải qua một buổi khám, nhân viên bệnh viện có thể phải mất nhiều ngày để hoàn thiện hồ sơ, kiểm tra kết quả, nhập lại dữ liệu và đẩy từng trường thông tin lên hệ thống quản lý của Sở Y tế.

Đặc biệt, yêu cầu hoàn thành dữ liệu trong thời gian rất ngắn, thường chỉ từ 01–02 ngày, khiến nhiều đơn vị phải huy động khoảng 10 nhân sự hoặc nhiều hơn chỉ để thực hiện công việc nhập liệu.

Đây không chỉ là vấn đề về nhân lực. Đây còn là bài toán về chất lượng dữ liệu, an toàn thông tin, uy tín bệnh viện và khả năng khai thác kết quả khám để tiếp tục chăm sóc người dân sau chương trình.

Vì vậy, nhóm chúng tôi tổ chức webinar:

Giải pháp tối ưu quy trình nhập liệu khám sức khỏe toàn dân: Từ HIS đến Cổng quản lý của Sở Y tế và Quy trình tổ chức khám sức khỏe

Webinar được xây dựng từ kinh nghiệm triển khai thực tế tại đơn vị, tập trung vào những vấn đề mà các bệnh viện đang trực tiếp gặp phải, thay vì chỉ trình bày lý thuyết hoặc giới thiệu một phần mềm đơn thuần.

PHẦN A. NHẬP DỮ LIỆU KHÁM SỨC KHỎE

1. Một hồ sơ đang phải nhập lại nhiều lần

Quy trình phổ biến tại nhiều bệnh viện hiện nay thường diễn ra như sau:

1. Người dân được khám và ghi nhận thông tin trên hồ sơ giấy.
2. Kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và một số thông tin chuyên môn được nhập vào phần mềm HIS.
3. Bác sĩ hoàn thiện phân loại sức khỏe và kết luận.
4. Nhân viên bệnh viện rà soát lại hồ sơ giấy.
5. Một đội ngũ nhập liệu tiếp tục nhập lại toàn bộ thông tin lên Cổng quản lý của Sở Y tế.
6. Sau khi gửi, bệnh viện tiếp tục kiểm tra danh sách, xử lý hồ sơ lỗi hoặc thiếu thông tin.

Như vậy, nhiều dữ liệu đã có trong HIS nhưng vẫn phải được nhập lại bằng tay.

Một kết quả xét nghiệm có thể đã được máy xét nghiệm truyền vào LIS, từ LIS chuyển sang HIS, nhưng cuối cùng nhân viên vẫn phải nhìn từng chỉ số rồi nhập lại vào một hệ thống khác.

Quy trình này tạo ra ba dạng lãng phí lớn:

• Lãng phí nhân lực do nhập lại dữ liệu đã có.
• Lãng phí thời gian do phải kiểm tra từng hồ sơ thủ công.
• Lãng phí dữ liệu do sau khi gửi lên hệ thống, bệnh viện chưa khai thác được đầy đủ để chăm sóc người dân.

2. Những rủi ro lớn khi nhập liệu thủ công

2.1. Dữ liệu đã gửi có thể không sửa được

Một trong những áp lực lớn nhất là thông tin sau khi được nhập lên hệ thống của Sở Y tế có thể không cho phép người dùng tự chỉnh sửa.

Chỉ một lỗi nhỏ như sai số căn cước công dân, nhầm ngày sinh, sai nghề nghiệp, thiếu địa chỉ hoặc nhập nhầm kết quả xét nghiệm cũng có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của hồ sơ.

Vì vậy, dữ liệu cần được làm sạch và kiểm tra ngay từ trước khi gửi.

Nếu không có công cụ hỗ trợ, nhân viên phải tự rà soát từng hồ sơ bằng mắt. Với hàng trăm hoặc hàng nghìn hồ sơ trong một đợt khám, phương pháp này rất khó bảo đảm không bỏ sót.

2.2. Không có cơ chế cảnh báo lỗi trước khi nhập

Các lỗi thường gặp có thể bao gồm:

• Số căn cước công dân thiếu hoặc không đúng cấu trúc.
• Ngày sinh không hợp lệ hoặc không khớp với tuổi.
• Thiếu nghề nghiệp, địa chỉ, phường/xã hoặc đơn vị công tác.
• Thiếu kết luận khám sức khỏe.
• Chưa phân loại sức khỏe.
• Mã ICD-10 không phù hợp với kết luận.
• Thiếu kết quả của một chuyên khoa bắt buộc.
• Kết quả xét nghiệm có nhưng chưa được đưa vào hồ sơ.
• Đơn vị đo hoặc định dạng kết quả không phù hợp.
• Một hồ sơ bị nhập trùng hoặc gửi nhiều lần.

Nếu chỉ phát hiện lỗi trong lúc đang nhập trên Cổng của Sở, nhân viên sẽ phải dừng lại, tìm lại hồ sơ giấy, mở HIS, hỏi khoa xét nghiệm hoặc liên hệ bác sĩ để bổ sung.

Thời gian xử lý một hồ sơ có thể kéo dài nhiều lần so với thời gian nhập bình thường.

2.3. Nhập lại kết quả xét nghiệm rất dễ sai

Các chỉ số xét nghiệm thường gồm nhiều trường dữ liệu, ký hiệu, đơn vị và giá trị số.

Khi phải nhập thủ công liên tục, nhân viên có thể gặp các lỗi như:

• Đảo vị trí hai chỉ số.
• Nhập thiếu dấu thập phân.
• Nhập nhầm đơn vị.
• Sao chép kết quả của người này sang người khác.
• Bỏ sót một chỉ số.
• Nhập nhầm kết quả âm tính thành dương tính hoặc ngược lại.
• Nhập kết quả cũ thay vì kết quả của đợt khám hiện tại.

Đây là những sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết luận sức khỏe, uy tín chuyên môn và trách nhiệm của bệnh viện.

2.4. Không theo dõi được tiến độ theo thời gian thực

Khi nhiều người cùng nhập liệu, lãnh đạo hoặc người phụ trách thường rất khó trả lời chính xác:

• Đã hoàn thành bao nhiêu hồ sơ?
• Còn bao nhiêu hồ sơ chưa nhập?
• Hồ sơ nào đang thiếu thông tin?
• Thiếu nhiều nhất ở trường dữ liệu nào?
• Bao nhiêu hồ sơ đã có kết luận?
• Bao nhiêu hồ sơ đủ điều kiện gửi?
• Hồ sơ nào gửi thành công?
• Hồ sơ nào bị lỗi?
• Nhân viên nào đang xử lý hồ sơ nào?

Nếu chỉ theo dõi bằng Excel, tin nhắn hoặc nhóm trao đổi nội bộ, thông tin rất dễ bị phân tán và không cập nhật kịp thời.

2.5. Dữ liệu sau đợt khám chưa được khai thác hiệu quả

Sau khi hoàn thành việc nhập lên hệ thống, nhiều đơn vị xem như đã hoàn tất nhiệm vụ.

Trong khi đó, dữ liệu khám sức khỏe còn có thể giúp bệnh viện:

• Xác định nhóm người có nguy cơ tăng huyết áp, đái tháo đường, rối loạn lipid máu hoặc bệnh thận.
• Phát hiện người cần khám chuyên khoa sâu.
• Theo dõi các trường hợp có xét nghiệm bất thường.
• Tư vấn dinh dưỡng, vận động và thay đổi lối sống.
• Chủ động nhắc lịch tái khám.
• Phân tích cơ cấu bệnh tật theo địa bàn, độ tuổi, nghề nghiệp.
• Đánh giá nhu cầu chăm sóc sức khỏe của từng nhóm dân cư.
• Xây dựng các chương trình quản lý bệnh không lây nhiễm.
• Tạo ra mối liên hệ lâu dài giữa người dân và bệnh viện.

Nếu bệnh viện chỉ nhập dữ liệu để hoàn thành yêu cầu hành chính, một nguồn dữ liệu sức khỏe rất có giá trị sẽ chưa được sử dụng đúng mức.

3. App hỗ trợ quy trình nhập liệu khám sức khỏe toàn dân

Xuất phát từ những khó khăn trực tiếp trong quá trình triển khai, nhóm đã xây dựng một ứng dụng trung gian hỗ trợ bệnh viện tổ chức lại toàn bộ quy trình dữ liệu.

Ứng dụng không thay thế bác sĩ, không tự đưa ra quyết định chuyên môn và không loại bỏ bước kiểm tra của con người.

Mục tiêu của ứng dụng là:

Tự động hóa những thao tác lặp lại, phát hiện sớm sai lỗi và giúp nhân viên tập trung vào việc kiểm tra những hồ sơ thực sự cần xử lý.

Thay vì huy động một đội ngũ lớn để gõ lại toàn bộ dữ liệu, bệnh viện có thể sử dụng hệ thống để lấy dữ liệu sẵn có, chuẩn hóa, kiểm tra và chỉ phân công nhân viên xử lý các trường hợp còn thiếu hoặc bất thường.

4. Quy trình ứng dụng hỗ trợ

Bước 1. Lấy dữ liệu từ HIS

Cuối ngày hoặc sau khi hoàn tất đợt khám, hệ thống lấy các hồ sơ khám sức khỏe đã có trong HIS.

Tùy hạ tầng của từng bệnh viện, dữ liệu có thể được kết nối bằng:

• API của HIS.
• Cơ sở dữ liệu trung gian.
• File xuất từ HIS.
• Dịch vụ đồng bộ do đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ.
• Các phương thức tích hợp phù hợp với quy định bảo mật của bệnh viện.

Dữ liệu sau khi lấy về được đưa vào một vùng rà soát riêng, chưa gửi ngay lên hệ thống của Sở.

Bước 2. Kiểm tra và làm sạch dữ liệu

Hệ thống tự động quét từng hồ sơ và xác định:

• Hồ sơ đã đủ thông tin.
• Hồ sơ đang thiếu trường bắt buộc.
• Hồ sơ có dữ liệu không đúng cấu trúc.
• Hồ sơ chưa có kết luận.
• Hồ sơ có kết luận nhưng chưa ánh xạ được mã ICD-10.
• Hồ sơ cần nhân viên hoặc bác sĩ kiểm tra lại.

Những hồ sơ đầy đủ được tách riêng khỏi nhóm hồ sơ cần bổ sung.

Nhờ đó, nhân viên không phải mở và kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ như nhau.

Bước 3. Rà soát từng hồ sơ trên một màn hình

Ứng dụng tập hợp các nhóm thông tin cần thiết trong một giao diện thống nhất, gồm:

1. Thông tin hành chính.
2. Tiền sử và thói quen sức khỏe.
3. Kết quả khám lâm sàng.
4. Kết quả cận lâm sàng.
5. Phân loại sức khỏe, kết luận và khuyến nghị.

Nhân viên có thể tìm nhanh hồ sơ bằng mã y tế, mã nhân viên hoặc họ tên.

Các trường còn thiếu được cảnh báo để người dùng bổ sung trước khi gửi.

Bước 4. Chuẩn hóa danh mục dùng chung

Một khó khăn thường gặp là dữ liệu trong HIS và danh mục của hệ thống Sở không hoàn toàn giống nhau.

Ví dụ:

• Tên nghề nghiệp trong HIS khác với danh mục nghề nghiệp của Sở.
• Tên phường/xã viết tắt hoặc sử dụng tên cũ.
• Cách ghi kết luận của bác sĩ khác nhau.
• Một bệnh có thể được mô tả bằng nhiều câu chữ.
• Mã ICD-10 được ghi ở nhiều định dạng.

Ứng dụng hỗ trợ xây dựng các bảng ánh xạ để chuyển đổi dữ liệu từ danh mục nội bộ sang danh mục chuẩn.

Một lần ánh xạ có thể được sử dụng cho nhiều hồ sơ có cùng nội dung, giúp giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa lặp lại.

Bước 5. Kiểm tra trước khi gửi

Trước khi đẩy dữ liệu, hệ thống có thể tổng hợp:

• Tổng số hồ sơ trong khoảng thời gian đã chọn.
• Số hồ sơ đủ trường bắt buộc.
• Số hồ sơ đã có kết luận.
• Số hồ sơ còn thiếu thông tin.
• Các nhóm lỗi phổ biến.
• Số hồ sơ đủ điều kiện gửi.
• Số hồ sơ chưa được phép gửi.

Đây là bước kiểm soát quan trọng, đặc biệt khi dữ liệu sau khi gửi không thể sửa hoặc việc chỉnh sửa phải thực hiện qua quy trình riêng.

Bước 6. Đẩy dữ liệu lên hệ thống của Sở

Việc đẩy dữ liệu có thể được thực hiện theo hai hướng, tùy điều kiện thực tế:

Phương án 1: Kết nối qua API chính thức

Đây là phương án ưu tiên nếu cơ quan quản lý cung cấp API và quy định kỹ thuật kết nối.

Ưu điểm là ổn định, minh bạch và thuận lợi cho việc theo dõi trạng thái gửi dữ liệu.

Phương án 2: Tự động hóa thao tác nhập liệu qua tài khoản được cấp

Trong trường hợp chưa có API, hệ thống có thể hỗ trợ thực hiện các thao tác tương tự quy trình nhập tay, nhưng được tự động hóa và vẫn sử dụng tài khoản hợp lệ của đơn vị.

Phương án này cần được triển khai thận trọng, đúng thẩm quyền, đúng quy định bảo mật và phù hợp với chính sách của hệ thống tiếp nhận.

5. Những chức năng dự kiến được trình bày trong webinar

Trong buổi chia sẻ, nhóm sẽ giới thiệu quy trình và minh họa một số chức năng thực tế của ứng dụng, gồm:

5.1. Danh sách hồ sơ khám sức khỏe theo ngày

Người phụ trách có thể xem:

• Tổng số hồ sơ.
• Số hồ sơ đã đủ thông tin.
• Số hồ sơ cần bổ sung.
• Ngày khám.
• Ngày sinh.
• Giới tính.
• Nghề nghiệp.
• Phường/xã.
• Trạng thái rà soát.

Từ danh sách này, người dùng có thể mở trực tiếp hồ sơ cần xử lý.

5.2. Tra cứu nhanh một hồ sơ

Có thể tìm hồ sơ theo:

• Mã y tế.
• Mã nhân viên.
• Họ và tên.

Chức năng này hữu ích khi bác sĩ, bộ phận nhập liệu hoặc lãnh đạo cần kiểm tra một trường hợp cụ thể.

5.3. Phát hiện trường thông tin còn thiếu

Hệ thống tự động cảnh báo các lỗi như:

• Thiếu số căn cước công dân.
• Số căn cước không đúng cấu trúc.
• Thiếu nghề nghiệp.
• Thiếu địa chỉ.
• Thiếu phường/xã.
• Chưa có kết luận.
• Chưa hoàn thành phân loại sức khỏe.
• Thiếu dữ liệu chuyên khoa hoặc xét nghiệm bắt buộc.

5.4. Làm sạch dữ liệu hàng loạt

Ứng dụng thống kê những giá trị chưa chuẩn xuất hiện trong nhiều hồ sơ.

Ví dụ, nếu cùng một nghề nghiệp đang được nhập dưới nhiều tên khác nhau, người dùng có thể ánh xạ sang danh mục chuẩn một lần thay vì sửa từng hồ sơ.

Các ánh xạ sau khi được xác nhận có thể tiếp tục được áp dụng cho những đợt dữ liệu sau.

5.5. Thư viện ICD-10 và ánh xạ kết luận

Hệ thống cung cấp chức năng tra cứu mã và tên bệnh ICD-10.

Người dùng cũng có thể xây dựng thư viện ánh xạ giữa câu kết luận thường dùng và mã ICD-10 tương ứng.

Ví dụ, khi một cách diễn đạt đã được bác sĩ chuyên môn xác nhận, hệ thống có thể gợi ý mã phù hợp cho các hồ sơ có nội dung tương tự.

Đây chỉ là công cụ hỗ trợ. Việc xác nhận chẩn đoán và mã bệnh vẫn thuộc trách nhiệm của người có thẩm quyền chuyên môn.

5.6. Kiểm tra kết quả xét nghiệm

Kết quả được lấy trực tiếp từ nguồn dữ liệu của bệnh viện giúp hạn chế việc nhập lại bằng tay.

Ứng dụng có thể kiểm tra:

• Hồ sơ có đủ nhóm xét nghiệm cần thiết hay không.
• Chỉ số có giá trị hay đang trống.
• Định dạng số có phù hợp hay không.
• Đơn vị xét nghiệm có đúng cấu hình hay không.
• Dữ liệu có dấu hiệu bất thường về cấu trúc hay không.

5.7. Xem trước trước khi đẩy hàng loạt

Trước khi gửi, người dùng có thể chọn khoảng ngày và xem:

• Tổng số hồ sơ.
• Số hồ sơ đủ điều kiện.
• Số hồ sơ chưa có kết luận.
• Số hồ sơ còn thiếu thông tin.
• Số hồ sơ có lỗi định dạng.
• Danh sách đối chiếu với hệ thống tiếp nhận.

Chỉ những hồ sơ đáp ứng điều kiện mới được đưa vào danh sách gửi.

5.8. Theo dõi tiến độ và lịch sử xử lý

Mỗi hồ sơ có thể được ghi nhận trạng thái:

• Chưa rà soát.
• Đang bổ sung.
• Đã đủ thông tin.
• Chờ bác sĩ kết luận.
• Đủ điều kiện gửi.
• Đã gửi.
• Gửi thành công.
• Gửi lỗi.
• Cần xử lý lại.

Nhờ đó, người phụ trách có thể kiểm soát tiến độ mà không cần tổng hợp thủ công từ nhiều nhân viên.

PHẦN B.QUY TRÌNH TỔ CHỨC KHÁM SỨC KHỎE

Webinar không chỉ giới thiệu một phần mềm. Điểm quan trọng của buổi chia sẻ là giúp các đơn vị hiểu được cách tổ chức quy trình, kể cả khi chưa có nhu cầu mua hoặc thuê ứng dụng.

Người tham dự sẽ được trao đổi về:

• Cách rà soát quy trình hiện tại của bệnh viện.
• Cách xác định nguồn dữ liệu đang có trong HIS.
• Cách phân chia nhiệm vụ giữa bác sĩ, xét nghiệm, công nghệ thông tin và đội nhập liệu.
• Cách thiết lập các điều kiện kiểm tra trước khi gửi.
• Cách xây dựng danh mục chuẩn và bảng ánh xạ.
• Cách tổ chức kiểm tra chéo để hạn chế sai sót.
• Cách theo dõi tiến độ nhập liệu theo ngày.
• Cách lưu trữ dữ liệu phục vụ báo cáo và chăm sóc sau khám.
• Những điều cần lưu ý khi tự động hóa thao tác trên hệ thống bên ngoài.
• Các yêu cầu về tài khoản, phân quyền, nhật ký hoạt động và bảo mật dữ liệu.

Nhóm sẽ chia sẻ kinh nghiệm triển khai thực tế để các đơn vị có thể lựa chọn một trong ba hướng:

1. Tiếp tục sử dụng quy trình thủ công nhưng tổ chức lại khoa học hơn.
2. Tự xây dựng công cụ nội bộ dựa trên kinh nghiệm và mô hình được chia sẻ.
3. Mua hoặc thuê ứng dụng để triển khai nhanh tại đơn vị.

Ai nên tham dự webinar?

Buổi chia sẻ phù hợp với:

• Lãnh đạo bệnh viện phụ trách chương trình khám sức khỏe.
• Phòng Kế hoạch tổng hợp.
• Phòng Quản lý chất lượng.
• Bộ phận Công nghệ thông tin.
• Khoa Khám bệnh.
• Đơn vị khám sức khỏe.
• Khoa Xét nghiệm và Chẩn đoán hình ảnh.
• Nhân viên phụ trách tổng hợp, rà soát và nhập dữ liệu.
• Các bác sĩ tham gia kết luận, phân loại sức khỏe.
• Các cơ sở khám chữa bệnh đang hoặc chuẩn bị tham gia chương trình khám sức khỏe toàn dân.
• Các đơn vị cung cấp phần mềm HIS, LIS hoặc giải pháp quản lý khám sức khỏe.

Buổi webinar đặc biệt hữu ích với những đơn vị đang gặp một hoặc nhiều tình trạng sau:

• Phải huy động nhiều nhân sự nhập liệu.
• Thường xuyên làm việc ngoài giờ để kịp tiến độ.
• Dữ liệu trong HIS đã có nhưng chưa tái sử dụng được.
• Chưa có bước kiểm tra tự động trước khi gửi.
• Lo ngại sai sót kết quả xét nghiệm.
• Khó theo dõi tiến độ của đội nhập liệu.
• Chưa khai thác dữ liệu sau chương trình.
• Muốn xây dựng công cụ nội bộ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu.

Nội dung chính của webinar

Phần 1. Phân tích quy trình nhập liệu hiện tại

• Dữ liệu được tạo ra ở đâu?
• Những thông tin nào đã có trong HIS?
• Những thông tin nào vẫn nằm trên hồ sơ giấy?
• Tại sao bệnh viện phải nhập lại?
• Các điểm dễ phát sinh sai sót.
• Các nút thắt làm chậm tiến độ.

Phần 2. Xây dựng quy trình rà soát trước khi gửi

• Danh mục các trường bắt buộc.
• Quy tắc kiểm tra định dạng.
• Cách phân loại hồ sơ đủ và chưa đủ.
• Quy trình trả hồ sơ về cho bộ phận liên quan.
• Cơ chế xác nhận trước khi gửi.
• Phân quyền và trách nhiệm của từng vị trí.

Phần 3. Chuẩn hóa và làm sạch dữ liệu

• Chuẩn hóa số căn cước công dân.
• Chuẩn hóa địa chỉ và phường/xã.
• Chuẩn hóa nghề nghiệp.
• Chuẩn hóa kết luận.
• Ánh xạ mã ICD-10.
• Kiểm tra dữ liệu xét nghiệm.
• Xử lý dữ liệu trùng và dữ liệu thiếu.

Phần 4. Demo ứng dụng

• Lấy dữ liệu từ HIS.
• Xem danh sách hồ sơ theo ngày.
• Tra cứu nhanh hồ sơ.
• Rà soát và bổ sung thông tin.
• Làm sạch dữ liệu hàng loạt.
• Tra cứu và xây dựng thư viện ICD-10.
• Xem trước danh sách đủ điều kiện.
• Theo dõi tiến độ đẩy dữ liệu.
• Ghi nhận lỗi và lịch sử xử lý.

Phần 5. Khai thác dữ liệu sau khám

• Báo cáo tiến độ và chất lượng dữ liệu.
• Thống kê nhóm nguy cơ.
• Danh sách người cần khám chuyên sâu.
• Theo dõi người có kết quả bất thường.
• Tổ chức tư vấn và nhắc tái khám.
• Phân tích nhu cầu chăm sóc sức khỏe của cộng đồng.

Phần 6. Thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm

Người tham dự có thể đặt câu hỏi và chia sẻ quy trình của đơn vị mình.

Nhóm sẽ cùng phân tích:

• Bệnh viện đang sử dụng HIS nào.
• Dữ liệu có thể lấy ra bằng phương thức nào.
• Khó khăn lớn nhất đang nằm ở khâu nào.
• Có thể cải tiến ngay bước nào mà chưa cần phần mềm.
• Điều kiện cần có để triển khai tự động hóa.
• Phương án phù hợp với quy mô của từng bệnh viện.

Giá trị người tham dự nhận được

Sau webinar, người tham dự có thể:

• Hiểu rõ toàn bộ dòng chảy dữ liệu của một hồ sơ khám sức khỏe.
• Nhận diện các rủi ro trong quy trình nhập liệu thủ công.
• Biết cách xây dựng bộ quy tắc kiểm tra trước khi gửi.
• Biết cách tổ chức đội ngũ rà soát thay vì chỉ tăng người nhập.
• Hình dung được kiến trúc của một ứng dụng trung gian.
• Biết những dữ liệu nào có thể lấy từ HIS.
• Biết cách chuẩn hóa danh mục nghề nghiệp, địa chỉ và ICD-10.
• Có cơ sở để làm việc với bộ phận CNTT hoặc nhà cung cấp HIS.
• Có thể tự xây dựng công cụ riêng nếu đơn vị có năng lực kỹ thuật.
• Có thêm phương án mua hoặc thuê ứng dụng nếu cần triển khai nhanh.
• Nhìn thấy cơ hội sử dụng dữ liệu để tiếp tục chăm sóc người dân sau khám.

Chi phí tham dự: 86.000 đồng

Mức phí tham dự webinar là:

86.000 đồng/người

Đây là chi phí tham dự buổi chia sẻ, trao đổi kinh nghiệm và xem demo quy trình.

Mức phí nhỏ được áp dụng nhằm lựa chọn những anh chị thực sự quan tâm, đang trực tiếp tham gia hoặc có nhu cầu cải tiến công tác nhập liệu khám sức khỏe.

86.000 đồng không phải là phí mua ứng dụng.

Sau webinar:

• Đơn vị không bắt buộc phải sử dụng ứng dụng của nhóm.
• Người tham dự có thể áp dụng kinh nghiệm để tự cải tiến quy trình.
• Đơn vị có đội ngũ CNTT có thể tự phát triển công cụ riêng.
• Trường hợp có nhu cầu triển khai nhanh, đơn vị có thể trao đổi riêng về phương án mua, thuê hoặc hỗ trợ tích hợp ứng dụng.
• Anh chị em làm công tác Khám sức khỏe sẽ cùng tham gia nhóm Zalo dành riêng cho hoạt động này để trao đổi về sau.

Cách tiếp cận của nhóm là chia sẻ giải pháp trước, để mỗi đơn vị tự đánh giá mức độ phù hợp rồi mới quyết định có sử dụng sản phẩm hay không.

Một số lưu ý về triển khai thực tế

Khả năng tự động hóa tại từng bệnh viện sẽ phụ thuộc vào:

• Phần mềm HIS đang sử dụng.
• Khả năng xuất hoặc kết nối dữ liệu.
• Mức độ đầy đủ của dữ liệu trên HIS.
• Quyền truy cập do bệnh viện và nhà cung cấp phần mềm cấp.
• Quy định kỹ thuật của hệ thống tiếp nhận.
• Tài khoản và phân quyền của đơn vị.
• Hạ tầng máy chủ, mạng và bảo mật.
• Quy trình phê duyệt nội bộ của bệnh viện.
• Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân và dữ liệu sức khỏe.

Ứng dụng chỉ hỗ trợ kỹ thuật và kiểm soát quy trình. Trách nhiệm xác nhận nội dung chuyên môn, kết luận khám, phân loại sức khỏe và quyết định gửi hồ sơ vẫn thuộc về người và đơn vị có thẩm quyền.

Dữ liệu thật của người dân không được sử dụng tùy tiện cho hoạt động trình diễn. Nội dung demo cần sử dụng dữ liệu giả lập, dữ liệu đã được ẩn danh hoặc dữ liệu được phép sử dụng theo quy định.

Từ “đội nhập liệu” sang “đội kiểm soát dữ liệu”

Giải pháp quan trọng nhất không phải là làm cho nhân viên nhập nhanh hơn.

Giải pháp đúng là giảm tối đa những gì con người phải nhập lại.

Khi dữ liệu đã có trong HIS, hệ thống nên tái sử dụng dữ liệu đó. Khi một lỗi có thể được kiểm tra bằng quy tắc, phần mềm nên cảnh báo trước. Khi một giá trị xuất hiện trong hàng trăm hồ sơ, bệnh viện nên chuẩn hóa một lần thay vì sửa từng dòng.

Vai trò của nhân viên cần chuyển từ:

Gõ lại toàn bộ dữ liệu

sang:

Kiểm tra, xác nhận và xử lý các trường hợp ngoại lệ.

Sự thay đổi này giúp bệnh viện:

• Giảm đáng kể nhân lực nhập liệu.
• Hoàn thành dữ liệu đúng thời hạn.
• Hạn chế sai sót.
• Tăng khả năng truy vết.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp.
• Giữ lại được dữ liệu để phục vụ quản trị và chăm sóc sức khỏe lâu dài.

Đăng ký tham dự webinar

Anh chị đang trực tiếp tham gia công tác khám sức khỏe toàn dân, rà soát hồ sơ, nhập dữ liệu, quản lý HIS hoặc phụ trách công nghệ thông tin có thể đăng ký tham dự để:

• Xem quy trình thực tế.
• Xem demo ứng dụng.
• Trao đổi các khó khăn của đơn vị.
• Học hỏi kinh nghiệm từ những bệnh viện khác.
• Cùng thảo luận phương án triển khai phù hợp.

Chi phí tham dự: 86.000 đồng/người.

Thời gian, đường dẫn Google Meet và hướng dẫn tham dự sẽ được gửi đến người đăng ký sau khi hoàn tất xác nhận.

Đừng chờ đến khi hàng trăm hoặc hàng nghìn hồ sơ đã hoàn thành mới bắt đầu nghĩ đến việc nhập liệu.

Quy trình dữ liệu cần được thiết kế ngay từ trước khi tổ chức khám.

Đăng ký webinar ngay để cùng trao đổi cách giảm áp lực nhập liệu, kiểm soát sai sót và khai thác tốt hơn dữ liệu khám sức khỏe toàn dân.